A Inteligência Artificial (IA) está promovendo alguns dos progressos mais notáveis no back office de empresas de todos os tipos. O back office é onde entram as operações de negócios que suportam as principais áreas da organização voltadas para o cliente. Nele estão enquadradas atividades como finanças e contabilidade, recursos humanos, operações da cadeia de suprimentos e logística, TI, suporte e todas outras peças da empresa que são necessárias para que o resto da operação funcione sem problemas. É no back office que tudo acontece, mas nada diretamente relacionado com os clientes. Isso pode ser qualquer coisa, desde pesquisa, agendamento de recebimento e realização de pagamentos ou gerenciamento de instalações. Muitas dessas operações envolvem atividades humanas e processos de negócios que podem ser aprimorados e acelerados por meio do uso de sistemas e tecnologias inteligentes habilitados por IA.

Melhorando os processos: 1. Ordens de pagamento com Inteligência Artificial

Um dos lugares onde a Inteligência Artificial pode melhorar as coisas é através do processo de ordem de pagamento. Esse processo envolve tudo, desde um cliente fazendo um pedido até o recebimento do pagamento desse pedido. Para as empresas receberem o pagamento, elas geralmente precisam emitir, enviar, receber e processar faturas. Isso envolve diferentes processos e sistemas, tanto aqueles diretamente relacionados ao pagamento, como aqueles relacionados a contas a receber. A tecnologia de contas a receber impulsionada pela IA está contribuindo para que as empresas recebam seus pagamentos dentro do prazo.

Surpreendentemente, muitas faturas ainda são enviadas em papel, um grande risco! As faturas em papel podem estar repletas de erros, inconsistências e informações ausentes. Erros que podem ser corrigidos por serviços baseados em Inteligência Artificial, tornando os processos mais eficientes. Os sistemas inteligentes ajudam a resolver disputas, examinam e processam solicitações de reembolso e conseguem identificar itens deixados de lado. Isso acontece devido à capacidade inata dos sistemas de IA de identificar padrões e anomalias em transações e documentos.

Os sistemas habilitados por IA também são capazes de identificar os melhores clientes: quem paga no prazo correto, compra com frequência ou que tipos de produtos compra. Munidas destas informações, as empresas podem criar incentivos personalizados para esses clientes. A análise baseada em aprendizado de máquina (Machine Learning) também ajuda a identificar problemas/falhas nos produtos. A partir de então, é possível conversas com clientes insatisfeitos, tornando o processo mais fluido para todos os envolvidos. Usar a Inteligência Artificial permite um tom sempre agradável para melhorar a experiência do cliente.

Melhorando os processos: 2. Da compra ao pagamento (Procure-to-pay)

A segunda grande onda de inovação nas operações de back office promovida pela IA abrange sistemas e processos de purchase-to-pay (todo o ciclo de compras). As empresas precisam comprar e adquirir uma grande variedade de itens, desde equipamentos de escritório até suprimentos de fabricação. Os sistemas baseados em IA estão acelerando e tornando mais eficientes e confiáveis ​​os processos que as organizações usam para adquirir e pagar produtos e serviços. Eles também garantem a conformidade com as políticas corporativas e regulatórias.

As ferramentas de software habilitadas com Inteligência Artificial podem ajudar a detectar anomalias, identificar dados relevantes para aprimorar os sistemas de aquisição, atribuir itens de aquisição às pessoas corretas para aprovações e agilizar os processos de compras. A IA pode ajudar a transformar o processo interno de compras em operações eficientes e de alto poder que reduzam ou eliminem gargalos, identifiquem oportunidades de descontos, consolidem as compras entre departamentos, reduzam desperdício, fraude e abuso e mantenham as compras em conformidade com várias regras.

À medida que esses sistemas habilitados para Inteligência Artificial se tornam mais integrados ao local de trabalho, eles aprendem com o tempo, tornando-se uma força inteligente personalizada por trás da cena. Os sistemas de compras inteligentes podem aprender como são os pedidos típicos e o que não é típico em uma determinada empresa ou organização. As aplicações são especialmente benéficas para grandes organizações com requisitos de compra complicados. Organizações que compram grandes quantidades de itens e diferentes tipos de produtos e serviços podem se beneficiar de um sistema inteligente para manter uma vigilância constante sobre os processos de aquisição. A capacidade dos sistemas habilitados por IA de reconhecer padrões ajuda a identificar quando as coisas estão sendo compradas, esgotadas ou não utilizadas com frequência suficiente.

Tornando a automação do processo mais inteligente com Inteligência Artificial

Os sistemas de IA também são bons em realizar tarefas repetitivas que requerem elementos da capacidade cognitiva humana. Ferramentas de automação de tarefas repetitivas estão fazendo incursões significativas nas empresas. Adicionar aos sistemas a capacidade de entender documentos, ouvir mensagens de voz, interagir com clientes usando interfaces conversacionais ou usar a tomada de decisão preditiva tornará essas ferramentas de automação mais inteligentes.

As empresas querem que os sistemas de IA e de aprendizado de máquina executem tarefas até então realizadas por pessoas que são muito tediosas ou demoradas. Um exemplo: no passado, uma pessoa tentaria descobrir por que faturas não foram pagas e solucionar junto ao consumidor. Os métodos utilizados muitas vezes são inadequados e ineficientes. A IA pode mudar a forma como as pessoas lidam com a cobrança de dívidas em seus negócios e agilizar o processo. Ela também pode ajudar a aprender a melhor maneira de alcançar pessoas ou organizações, aumentando as chances de sucesso.

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Nesse mesmo sentido, a IA melhora a conformidade, especialmente em setores altamente regulamentados e que precisam manter uma documentação meticulosa. A IA mantém essas empresas em conformidade com os requisitos em evolução ou com os cenários variados em que se enquadram. Ela pode, por exemplo, executar auditorias automáticas em sistemas ou sinalizar e filtrar conversas contra as políticas da empresa. A IA também usa o reconhecimento da linguagem natural para interagir com funcionários, fornecedores, clientes e parceiros. Assim, ela possibilita melhorar as operações e acelerar a conformidade com os regulamentos.

Os recursos analíticos da IA ​​ajudam a pesquisar e examinar os dados da empresa para fornecer informações sobre a “agulha no palheiro”, buscando os registros e fornecendo insights automáticos. Sistemas inteligentes baseados em IA também estão ajudando com o gerenciamento de funcionários. Como? Monitorando o engajamento, a interação e o comportamento dos funcionários. Essa é uma forma de garantir que os padrões e as regras corporativas sejam seguidos para evitar qualquer repercussão negativa. Esses sistemas de Inteligência Artificial também estão ajudando a tornar os colaboradores mais eficientes, oferecendo suporte interno por meio de chatbots e outras formas de suporte interno. Os chatbots de autoatendimento com foco no colaborador estão provando ser muito valiosos, fornecendo assistência para consultas relacionadas a RH ou suporte de TI.

Os sistemas de Inteligência Artificial estão se tornando rapidamente uma parte indispensável do ambiente de backoffice corporativo. Eles servem como um assistente aprimorado que pode reduzir significativamente a carga de trabalho de pessoas, especialmente em multinacionais. A IA está fornecendo eficiência e automação muito necessárias para áreas que antes exigiam enorme quantidade de atividades humanas de alta importância, mas de baixo valor.

Fonte: Forbes (traduzido e adaptado)