Como facilitar o fechamento de fim de ano entre empresas

O fechamento dos livros contábeis entre empresas representa um enorme desafio para os controllers, a maioria dos quais está apenas começando a se recuperar do fechamento de fim de ano.

Como resolver a bagunça do final do ano entre empresas

Quando as transações não são vinculadas de um período para outro e os saldos não conciliados são transportados, cabe aos controllers resolver a bagunça no final do ano e enfrentar o que deve ser baixado. Ao se jogar a lata da transação entre empresas para o fim do caminho, por assim dizer, os controladores ficam com a tarefa nada invejável de ter que corrigir um grande número de transações não reconciliadas entre empresas – centenas de milhares no caso de grandes corporações multinacionais -, o que os obriga a passar dias e noites rastreando informações de origem de diferentes entidades internacionais.

É um processo demorado e frustrante que pode levar a conflitos entre entidades e a um baixo moral dos funcionários (e, como muitas empresas estão lutando para reter funcionários, é um mau momento para levar a equipe e os controladores aos seus limites). Esses desafios são exacerbados em empresas que dependem de processos manuais e sistemas de dados desconectados. Essas empresas só podem esperar chegar a zero. Além disso, elas também correm o risco de trabalhar com dados imprecisos que são questionados por auditores e reguladores fiscais internacionais.

No entanto, as multinacionais podem evitar esses problemas fazendo mudanças holísticas em suas operações entre empresas e implementando as melhores práticas de IFM (Intercompany Financial Management). Ao dedicar tempo para fazer essas mudanças – mudanças que incluem a adoção de soluções que automatizam os processos entre empresas – elas podem fechar seus livros de fim de ano com relativa rapidez e produzir relatórios que, com certeza, serão aprovados pelos auditores externos e outras autoridades.

Para entender como as corporações multinacionais podem obter esses benefícios, vamos analisar como a maioria delas tradicionalmente lida com o fechamento de fim de ano entre empresas e, em seguida, analisar as mudanças que podem ser realizadas para tornar o processo muito menos doloroso.

 

O fechamento de fim de ano entre empresas é o mais desafiador

O fechamento entre empresas é repleto de problemas que afligem as corporações regularmente. Esses problemas incluem acordos entre empresas mal executados, faturas registradas incorretamente, disputas entre entidades, operações em silos e cenários de ERP díspares que não foram projetados para transações entre empresas. De acordo com uma pesquisa da Dimensional Research/BlackLine com as partes interessadas do setor interempresarial, a grande maioria dos entrevistados reconheceu que suas empresas eram atormentadas por desafios interempresariais:

  • 96% dos entrevistados relataram desafios com transações entre empresas
  • 96% concordaram que os sistemas ERP resolvem apenas parcialmente os desafios entre empresas
  • 90% disseram que sua equipe passa regularmente a noite inteira em claro em decorrência dos desafios entre empresas
  • 97% disseram que os desafios entre empresas afetam negativamente os resultados gerais dos negócios

Lidar com o fechamento de fim de ano entre empresas representa um conjunto adicional de desafios de pesadelo para os controllers. Eles não apenas precisam se esforçar para conciliar as transações e as baixas acumuladas ao longo do ano, mas também enfrentam a pressão adicional de fornecer relatórios precisos para a declaração de impostos.

Isso é especialmente problemático para as grandes empresas de capital aberto, que enfrentam o maior escrutínio. Se suas finanças forem questionadas, talvez devido a grandes mudanças na receita ou nas perdas, elas poderão ser forçadas a reformular milhões ou até bilhões de dólares de transações entre empresas.

O custo de tais reformulações não apenas afeta negativamente os resultados financeiros das multinacionais. Ele também pode prejudicar sua reputação aos olhos dos acionistas e dos mercados globais.

 

O que está faltando: Uma única fonte de verdade

Duas forças motrizes que afetam negativamente o fechamento de fim de ano entre empresas são:

  1. A forma como as multinacionais são estabelecidas
  2. Como elas processam as transações entre empresas

 

As multinacionais não são ecossistemas bem-organizados com operações centralizadas. Como esses gigantes estão em constante evolução por meio de reorganizações, aquisições e fusões, eles são, por natureza, amálgamas complicados de entidades, cada uma delas com diferentes fusos horários, moedas e leis tributárias.

Para piorar a situação, quando as entidades são incorporadas, elas vêm com seus próprios sistemas de contabilidade e ERPs. Esses sistemas, que muitas vezes estão desatualizados e são ineficientes (e geralmente não foram projetados para gerenciar transações entre empresas), normalmente não conseguem se comunicar entre si sem muita intervenção humana.

Como as multinacionais continuam a trabalhar com esses sistemas desconectados e gastam um número incalculável de horas atrás de dados fragmentados e imprecisos, não é de se admirar que o fechamento do final do ano seja repleto de faturamentos não conciliados, equipes frustradas, disputas e longas noites.

O que deveria estar acontecendo é um quadro totalmente diferente: Para operar de forma eficiente e saudável, as multinacionais devem sempre trabalhar com uma única fonte de verdade – dados consistentes que são gerenciados em um local centralizado e facilmente visíveis e acessíveis a todas as partes.

 

Resolvendo o dilema do fechamento de fim de ano entre empresas

É possível para as multinacionais mitigar os problemas entre empresas e trabalhar com uma única fonte de verdade? A resposta é sim para aquelas que estão dispostas a modernizar seus processos entre empresas.

As práticas de IFM envolvem a adoção das melhores tecnologias projetadas para simplificar as operações entre empresas. De acordo com a pesquisa da Dimensional/BlackLine, 97% dos entrevistados disseram que se beneficiariam de melhores soluções entre empresas (com análises inteligentes automatizadas entre empresas no topo da lista).

 

As multinacionais que implementam o IFM obtêm os seguintes benefícios:
  • Eliminar operações em silos e criar um ponto central de contato para todas as entidades.
  • Fornecer um único processo para coletar e distribuir dados financeiros entre empresas.
  • Garantir que as faturas sejam registradas nas contas corretas e que as transações sejam vinculadas em tempo hábil.
  • Cumprir os prazos de fechamento, deixando claro quando as cobranças entre empresas devem ser faturadas.
  • Melhorar os processos padrão para as equipes de contabilidade, incluindo novos membros, e fornecer documentação padronizada sobre os processos entre empresas.
  • Proporcionar visibilidade em todas as entidades, permitindo que as empresas façam acordos rapidamente quando necessário.

 

 

Uma das maiores melhorias que o IFM oferece é a visibilidade analítica que permite que os controladores identifiquem, corrijam e resolvam discrepâncias antecipadamente, bem antes do fechamento do final do ano. As Intercompany Solutions da BlackLine, por exemplo, traduzem dados relevantes em faturas e documentação compatíveis para dar suporte a transações entre empresas, fornecem insights analíticos que são visíveis em toda a empresa e ajudam as empresas a reduzir o tempo de fechamento.

 

Um futuro menos doloroso para o Intercompany

Em uma era de fusões e aquisições globais, escassez de mão de obra e mudanças nas regulamentações fiscais, é o momento certo para as empresas globais adotarem práticas de IFM. Mas essa abordagem tem benefícios que vão além do gerenciamento financeiro.

As empresas protegerão e melhorarão sua reputação cumprindo consistentemente as exigências fiscais e evitando reformulações. O fechamento de fim de ano torna-se menos estressante, melhorando o moral dos funcionários e a retenção de talentos qualificados. E toda a equipe financeira pode voltar seu foco para esforços de valor agregado que melhoram significativamente a lucratividade, o desempenho e o crescimento.

 

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